La gestion des rendez-vous peut vite devenir un casse-tête : échanges de mails interminables, malentendus sur les horaires, oublis…
Un calendrier en ligne est la solution idéale pour simplifier la prise de rendez-vous, gagner du temps et améliorer l’expérience client.
Dans cet article, nous allons voir comment l’utiliser efficacement, avec deux outils phares : HubSpot Meetings et Calendly.
1. Pourquoi passer à un calendrier en ligne ?
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✅ Gain de temps : fini les allers-retours pour trouver un créneau.
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✅ Disponibilités claires : le client voit en temps réel vos créneaux libres.
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✅ Expérience pro : vous inspirez confiance avec un process fluide.
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✅ Automatisation : rappel automatique, intégration dans vos outils (CRM, Google/Outlook, etc.).
2. HubSpot Meetings : un calendrier intégré à votre CRM
Fonctionnement :
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Relié à HubSpot CRM, il synchronise vos disponibilités avec votre agenda (Google Calendar ou Outlook).
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Le prospect choisit un créneau directement depuis un lien ou une page intégrée à votre site.
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Le rendez-vous est automatiquement ajouté au CRM, associé au contact, et peut déclencher un workflow (email de confirmation, séquence de suivi…).
Avantages :
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🔗 Tout-en-un : CRM + prise de rendez-vous au même endroit.
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📊 Suivi client : historique centralisé, très utile pour vos commerciaux.
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⚡ Automatisations : rappels, emails de suivi, pipeline connecté.
Cas d’usage :
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Parfait si vous utilisez déjà HubSpot pour gérer vos leads et vos campagnes.
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Exemple : un prospect télécharge un ebook → il reçoit un email avec un lien HubSpot Meetings pour réserver un call découverte.
3. Calendly : simplicité et flexibilité
Fonctionnement :
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Vous connectez vos calendriers (Google, Outlook, iCloud).
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Vous définissez vos créneaux disponibles, la durée des rendez-vous, les pauses, les règles (par ex. pas plus de 3 rdv par jour).
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Vous partagez un lien ou intégrez le widget sur votre site → vos clients réservent en quelques clics.
Avantages :
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🎯 Ultra-simple pour vos prospects.
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🔌 Intégrations nombreuses : Zoom, Teams, Stripe (paiement intégré), Zapier, CRM tiers.
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🌍 Multi-usages : coaching, sessions payantes, interviews, support technique…
Cas d’usage :
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Idéal pour indépendants, consultants, ou toute équipe qui veut un outil simple et flexible.
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Exemple : un coach vend une session à 97 €, le paiement est fait via Stripe avant la réservation.
4. HubSpot Meetings ou Calendly : lequel choisir ?
| Critère | HubSpot Meetings ✅ | Calendly ✅ |
|---|---|---|
| Intégration CRM | ⭐⭐⭐⭐⭐ (HubSpot natif) | ⭐⭐ (via Zapier/integ.) |
| Simplicité d’usage client | ⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| Paiements intégrés | 🚫 (nécessite autre outil) | ✅ Stripe, PayPal |
| Automatisation marketing | ⭐⭐⭐⭐⭐ (workflows HubSpot) | ⭐⭐⭐ (avec Zapier/Make) |
| Prix | Inclus dès HubSpot Starter | Gratuit + versions payantes |
👉 En résumé :
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Vous avez un CRM et une équipe commerciale → HubSpot Meetings est imbattable.
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Vous êtes consultant, coach, indépendant → Calendly est plus simple et efficace, surtout si vous facturez vos rendez-vous.
5. Bonnes pratiques pour maximiser vos rendez-vous
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Ajoutez un CTA clair sur votre site (« Réservez votre appel gratuit »).
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Proposez plusieurs types de créneaux (30 min, 60 min, audit express…).
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Automatisez les rappels (mail ou SMS 24h avant).
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Personnalisez la page de réservation avec votre branding.
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Reliez vos rendez-vous à votre stratégie (workflow de suivi HubSpot, facturation via Calendly).
Conclusion
Un calendrier en ligne n’est pas juste un gadget : c’est un outil stratégique pour fluidifier vos rendez-vous, réduire vos tâches administratives et améliorer la satisfaction client.
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Avec HubSpot Meetings, vous intégrez directement vos rendez-vous dans votre stratégie marketing et commerciale.
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Avec Calendly, vous bénéficiez d’une solution simple, rapide et flexible pour facturer ou gérer vos clients.
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